Все по полочкам: как и зачем автоматизировать склад

Все по полочкам: как и зачем автоматизировать склад

15.11.2013 28224
Все по полочкам: как и зачем автоматизировать склад
Если вы относитесь к тем, кто предпочитает лично контролировать все бизнес-процессы своего Интернет-магазина и не признаете никакого аутсорса, значит, проблема автоматизации склада вас наверняка уже коснулась. Если же вы все еще довольствуетесь учетом товаров в Excel, вам тем более пора подумать о более подходящем решении, иначе вы рискуете так никогда и не перерасти свои скромные размеры.



Сегодня своим опытом с нами делится Дмитрий Новиков, владелец интернет-магазина «ИграМолл», а в прошлом – веб-разработчик, владелец одной из крупных веб-студий. Дмитрий прошел через все стадии становления складского учета, начиная с того самого Excel. Затем были опробованы различные готовые решения, ни одно из них не подошло, и было решено писать собственную программу для управления складом.

Но обо всем по порядку.

Где ваш склад?


Есть два варианта, которым может пойти начинающий интернет-магазин. 

1) Интернет-магазин не имеет своего склада. Все товары доставляются от поставщиков под конкретные, уже полученные заказы.

Основной плюс - требуется небольшое количество оборотных средств. Товар не закупается на склад, и деньги на закупку требуются совсем небольшие. Таким образом начинающий владелец магазина может выложить на сайте большое количество товаров без значительных финансовых затрат.

Но у данного подхода есть множество минусов:
  • сложная логистика (курьеров приходится «гонять» в лучшем случае в 2 точки, а то и в 3 из-за одного заказа);
  • более высокие цены у поставщиков (поставщику удобнее один раз отгрузить товара, скажем, на 200 тыс., чем возиться с каждым отдельным заказом интернет-магазина);
  • множество отказов из-за отсутствия заказанного товара у поставщиков. И еще целый «ворох» проблем перечислять все придется довольно долго.
Правда, стоит отметить, что есть определенные ниши, где по-другому в принципе работать невозможно. Например, автозапчасти.

2) Весь или значительная часть товара находится на складе интернет-магазина.

Основной минус такого подхода, это необходимость в довольно значительных оборотных средствах на покупку товара, но множество остальных плюсов с лихвой компенсирую этот недостаток.

Именно поэтому интернет-магазин «ИграМолл» с самого своего основания пошел по пути организации собственного склада.

Есть и еще один вариант – отдать склад на аутсорс. Найти фулфилмент-оператора достаточно просто. Если интернет-магазин отправляет хотя бы 10-15 заказов в день, это вполне реально. Но в этом случае, вопрос автоматизации склада за вас решает подрядчик.

Зачем вам учет?


Для чего нам вообще нужен складской учет? Актуальная информация о состоянии склада, количестве товара, наличии свободного места и прочее позволяет избежать многих распространенных проблем. Грамотно построенная складская система предоставляет полную информацию по остаткам на складе. Информация эта доступна менеджерам, руководителю, а также клиентам магазина, на сайте. И вам не придется, отвечая на звонки покупателей, уточнять, есть ли товар на складе – просто не будет таких вопросов.

Ну и, разумеется, хорошая складская система позволяет избегать ошибок при сборе или отправке товара. Автоматизировав систему хранения, вы вряд ли положите в посылку не тот товар, или отправите заказ по другому адресу.

Почему не автоматизировать все сразу?


На самом старте бизнеса об автоматизации задумываются очень не многие. Как правило, самая важная техническая проблема, которая стоит перед предпринимателем – разработка сайта.

«Как бывший интернет-разработчик (компания, где я работал, входила в топ-50 лучших российских разработчиков) могу сказать, что ни одна веб-студия нормального магазина не делает, - признается Дмитрий Новиков. - Чаще всего при разработке интернет-магазина все упирается только в сам сайт, в то, что видит клиент – каталог товаров, корзина, и, по сути, все. А на самом деле за сайтом скрывается намного более сложная, а зачастую и важная, работа - огромный бэкенд. Это то, что потом доделывается по мере необходимости, и, как правило, с большими сложностями».

Первый шаг, когда человек получает такой интернет-магазин – визитку, рассчитан в лучшем случае на 10 продаж в день. Весь склад ведется в Excel, если вообще ведется. В магазине Дмитрия, в первый год вообще не было никакого учета, все хранилось «в голове». Магазин занимал небольшое помещение, одну комнату, где хранился товар и работали сотрудники. И когда звонил клиент, чтобы заказать что-то, достаточно было просто сделать шаг в сторону и посмотреть в шкафу, есть ли товар в наличии.

Первое, во что упирается такой подход – обработка заказов. Обычно CMS, на которой был сделан ИМ, предоставляет базовые возможности, но для того, чтобы быстро обрабатывать большое число заказов, этих возможностей недостаточно. Заказы должны быстро открываться, система должна предлагать множество настроек. Информацию о собранных заказах надо выгружать в курьерские службы, мониторить статус заказа, отправлять покупателю оповещения. Неплохо поддерживать безналичную оплату и т.д. – все это и есть бэкофис.

Здесь тоже есть два варианта – либо выбирать готовое решение для управления складом, и подстраивать под него всю работу интернет-магазина, либо писать собственную систему, которая будет в точности соответствовать уже имеющимся бизнес-процессам.

Уже пора?


Итак, когда пора подумать об автоматизации? «Вести учет склада на нормальном уровне желательно с самого начала, - советует Дмитрий Новиков. - Даже когда у магазина всего несколько десятков позиций, включать/выключать товары на сайте становится уже непросто, ведь есть много других важных дел, а людей всегда не хватает. А если учет уже ведется, то автоматизировать его можно без особых проблем. Купить пару штрих-сканеров и один штрих-принтер (2+2+12 тыс. руб.) сможет любой начинающий бизнесмен. А этого вполне достаточно чтобы автоматизировать небольшой склад. Да и обклеить 100 товаров этикетками гораздо проще, чем 100 000, если вы вдруг решите это сделать в давно работающем магазине».

Основная проблема в том, что люди не знают и не задумываются, как это можно сделать. Все считают, что это очень сложно и имеет смысл только для больших компаний. Многие откладывают это на будущее, на те времена, когда компания значительно вырастет. Но заняться этим стоит на ранних этапах, ведь на самом деле автоматизировать склад несложно. Нужно лишь хорошо представлять, зачем это нужно и как это работает.

Со складским учетом проблемы возникли сразу. Я довольно смутно представлял как правильно организовать процесс и как складские программы должны работать, просто никогда не сталкивался с такими системами, поэтому не понимал, с какого конца подходить. "Мытарства" с готовыми складскими решениями (1С, moySklad) дали мне общее понимание как работают такие программы. Что-то взял из них, что-то придумали сами, в чем-то помоги более опытные коллеги из «Аудиомании». В итоге, получили собственное программное обеспечение, которое постоянно развивается и, на данный момент, полностью перекрывает все наши задачи и желания.

Когда в магазине «ИграМолл» количество позиций перевалило за 2000, а количество товаров достигло 20000 единиц (при этом часть товаров разбивалась по цветам и размерам), стало понятно, что без нормального складского учета не обойтись. И он появился.

Чем больше склад на момент внедрения учетной системы, тем большей "кровью" это внедрение обходится. Проблемы оставались и после внедрения учета, человеческий фактор имеет место всегда: пересорт, отправка клиентам товара не с теми характеристиками или вообще не того товара. Продали один товар, а провели другой - такие ошибки постепенно копятся, набирают критическую массу и через довольно небольшое время сводят всю работу по актуализиции склада на нет.

Здесь помогает автоматизация процессов приемки и сборки заказов – исключаются практически все утечки, пересортица, путаница с товарами. Это экономит силы и время.

Готовое или свое?


Дмитрий признается, что ему потребовалось два года, чтобы выведенный инвентаризацией склад оставался актуальным и дальше. Он перепробовал несколько готовых решений, но постоянно возникали сложности. Все упиралось в обмен данными между программой обработки заказов и складской системой.

Ни одну из них так и не удалось настроить под существующие в компании бизнес-процессы, и это приводило к постоянным ошибкам и отсутствию актуальной информации о состоянии склада.

«Роковым сроком для нас было - 2 недели. Считаем все товары, вбиваем остатки и... через пару недель получаем не актуальную базу. Просто руки опускались!

В какой-то момент мне надоели попытки заставить работать чужое ПО, - рассказывает Дмитрий, - и мы написали свою складскую программу, буквально за 2-3 дня, на PHP. Система приходует товары, пришедшие от поставщиков, и полностью интегрирована с системой обработки заказов, списывает оттуда товары, взаимодействует с сайтом».

Имея свое собственное решения для складского учета, вы сможете его дорабатывать и развивать так, как вам удобно и тогда, когда вам нужно. Так, например, в магазине «ИграМолл» не остановились просто на учете товаров. Следующим шагом стала печать этикеток и обработка заказов на складе.

Принцип работы системы не сложен. У кладовщика открыт браузер с определенной страничкой, открывается очередной заказ, он берет по списку нужный товар, сканирует штрихкод, выбранный товар отмечается как собранный и «уходит» вниз. Как только все товары просканированы, заказ автоматически закрывается со статусом «Собран». Из одного принтера выходит этикетка, из другого – накладная.3 Все это вместе складывается в коробку и упаковывается.

Далее, уже менеджер, выгружает данные по собранным заказам в нужную курьерскую службу.

В итоге, магазину «Играмолл» удалось добиться следующих результатов:
  • Время обработки одного заказа сократилось в разы.
  • Практически полностью исчезли проблемы с ошибками при комплектации заказ, которые, надо сказать, ужасно мучили нас на всем протяжении жизни магазина и отнимали много времени и других ресурсов.
  • Существенно облегчилась работа операторов в колл-центре. Правда пришлось почти месяц приучать их к тому, что все цифры в базе теперь полностью актуальны и можно полностью на них полагаться.
  • Благодаря тому, что операторы перестали «дергать» менеджеров и кладовщиков вопросами о наличии, освободилось огромное количество ресурсов всех подразделений.
В общем, мы разом смогли поднять производительность всего ИМ в несколько раз, используя только уже имеющиеся ресурсы. Правда, теперь перед нами возникла следующая проблема: обеспечить людей достаточным количеством работы. :-)

Однако, сканирование штрихкодов и контроль сборки заказа – это только верхушка айсберга. Хорошая складская система должна знать, как и где хранятся товары, «дружить» с курьерскими службами и многое другое. Если вы решили, что вам уже пора автоматизировать склад, ждите продолжения – во второй части этой статьи мы расскажем, какие функции необходимо реализовать в системе управления складом. 



Взято отсюда.

Возврат к списку